Las 3 reglas de oro para una gestión de intervenciones (GMAO) óptima

La gestión de intervenciones abarca muchos sectores, y en particular en los oficios de la construcción. Ya sea preventiva (mantenimiento programado) o correctiva (gestión de incidentes), impone cierta organización y planificación para no dejarse abrumar. Aquí tienes el top 3 de nuestros consejos para ayudarte a optimizar tus intervenciones con los clientes.

Gestión de intervenciones (GMAO), ¿de qué estamos hablando?

¿Qué es finalmente la gestión de intervenciones? Usamos estos términos siempre que un técnico debe realizar una operación en un lugar determinado (domicilio de un particular, sede social o establecimiento de una empresa, etc.).

Permite responder a 3 objetivos para el autónomo:

• Planificación optimizada: crear y visualizar los horarios de los técnicos, distribuir correctamente la carga entre ellos y optimizar las rutas en el terreno.
• Rentabilidad: seguir la facturación, reducir los costos gracias a una mejor preparación de las rutas, monitorear y seguir indicadores clave de rentabilidad para la empresa.
• Mejor trabajo colaborativo: facilitar los intercambios entre los técnicos en el terreno y los empleados en la oficina, y mantenerse conectado con los equipos en el terreno.

Consejo nº1: construir el documento de intervención perfecto

Documento indispensable para cualquier técnico que se respete, el parte de intervención agrupa toda la información relacionada con la intervención, ya sea información que el técnico debe saber o nueva información que debe documentarse después de la intervención.

En resumen, es el documento central, que se utilizará desde la planificación hasta la resolución.

Su estructura debe pensarse bien para contener todos los elementos necesarios para tratar el incidente.

Información que el técnico debe conocer:

• El lugar y el modo de acceso (código de entrada, acceso al sótano, etc.) ;
• Los datos de contacto del cliente ;
• La fecha y el lugar de la cita ;
• Una descripción de la intervención ;
• El material necesario (herramientas específicas, repuestos, etc.) ;
• El tipo de equipo en el sitio ;
• El historial del cliente (intervenciones anteriores, etc.).

Consejo nº 2: optimizar tus horarios de intervención

¿La palabra clave para una planificación ideal? ¡Anticipación! Como profesional de la construcción, tu día a día está sujeto a muchos imprevistos. La mejor manera de optimizar los horarios es planificar al máximo todo lo que se pueda prever con antelación para dejar espacio a los imprevistos. Esto es aún más cierto si haces mantenimiento correctivo y debes gestionar incidentes imprevisibles.

Existen varios métodos de planificación. Tú eliges el que mejor funcione según tu organización:

• Por interventor
• Por zona geográfica
• Por prioridad/urgencia

¡Consejo! Implementa un código de colores en tu horario para visualizar rápidamente los diferentes eventos planificados.

Consejo nº 3: automatizar la gestión de intervenciones

En la era de la digitalización, es impensable gestionar tus horarios e intervenciones con herramientas obsoletas. Numerosas soluciones digitales permiten ahora automatizar la gestión de intervenciones.

Los horarios

Puedes digitalizar la gestión del tiempo de tus técnicos para simplificar y automatizar tu planificación. Ya sea que elijas invertir en una solución dedicada o hacer tu planificación en una herramienta de oficina (Outlook, Google Calendar, u otra…), al usar una solución te aseguras un ahorro de tiempo y una mayor eficiencia.

Los partes y reportes de intervención

Los reportes en papel pueden perderse o deteriorarse rápidamente. Obligan a una reingreso si posees un software de gestión de construcción, y, reingreso significa obviamente riesgo de errores. No persigas más los reportes de intervención de tus técnicos. Opta mejor por una solución que permita realizar todas estas operaciones desde un móvil o una tableta. Además, darás una imagen innovadora de tu empresa y ofrecerás un mejor confort de trabajo a tus técnicos en el terreno.

La firma electrónica

Es necesario hacer que tus clientes firmen el parte de intervención para evitar cualquier desacuerdo eventual. Pero como hemos visto, los documentos en papel son alterables. ¿Por qué no proponer a tus clientes que firmen electrónicamente? Así mantienes una trazabilidad del acuerdo de tu cliente y simplificas el trabajo de tu técnico, que ya no necesita almacenar, clasificar y transmitir sus documentos en formato papel.

La digitalización y automatización de las operaciones de intervención (GMAO) tienen muchas ventajas para tu empresa: optimización de procesos, mejor seguimiento y trazabilidad, ahorro de tiempo y eficiencia, intercambios más fluidos con los técnicos… ¡Encontrarás rápidamente los beneficios, te lo garantizamos!